Vastaa GDPR -tietopyyntöihin turvallisesti - salattu viestintä ja vahva tunnistautuminen. Taloyhtiösivujen toteutus on tyypillisesti seuraavanlainen: taloyhtiö tilaa ne suoraan palveluntarjoajalta tai hankkii ne osana isännöintipalvelua. Palvelua tilattaessa on otettava huomioon, toimiiko rekisterinpitäjänä taloyhtiö , isännöintiyritys vai muu palveluntarjoaja. GDPR :n mukaan rekisteröidyllä eli asukkaalla tai osakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on taloyhtiön tai isännöintiyrityksen rekistereissä.
Silloin on tärkeää, että isännöintiyrityksessä tiedetään, mitä tietoja henkilöstä löytyy ja kuinka kauan niitä täytyy säilyttää. Uusi tietosuoja-asetus vaikuttaa myös taloyhtiöiden elämään. Taloyhtiöissä kerätään henkilötietoja moneen eri käyttötarkoitukseen. Osakeluettelon ylläpito ja velvollisuus kerätä tietoja osakkaiden tekemistä muutos- ja kunnossapitotöistä perustuvat asunto-osakeyhtiölakiin.
Asukasluetteloa pidetään yllä, jotta taloyhtiön arki saadaan pyörimään. Ensi toukokuuhun mennessä jokaisen henkilötietoja toiminnassaan käsittelevän organisaation – myös isännöintiyrityksen – tulee täyttää tietosuoja-asetuksen eli GDPR :n vaatimukset. Johdolla on vastuu siitä, että yritys toimii henkilötietojen käsittelyssä voimassaolevien määräysten mukaisesti. Taloyhtiö ei voi kuitenkaan vapaasti päättää, mitä kaikkia tietoja asukasluetteloon voidaan kerätä. Kerättyjen tietojen pitää liittyä olennaisesti asukassuhteen hoitamiseen.
Mitä taloyhtiössä pitää huomioida, jos käytössä on valvontakamera tai sähkölukot? Olen törmännyt tähän ongelmaan asiakkaiden kanssa ja pitämissäni GDPR -aiheisissa koulutuksissa. Siksi tein mallin, jota saa vapaasti käyttää.
Digitaalinen Huoneistotieto ratkaisee taloyhtiöiden GDPR -haasteet. Asetuksessa säädetään henkilötietojen käsittelystä ja se korvaa aikaisemman. Yritykset perustelevat maksullista palvelua uuden tietosuoja-asetuksen aiheuttamilla lisätöillä, mutta epäselväksi jää, mitä taloyhtiö. Taloyhtiö saattaa pahimmillaan joutua pulittamaan sakkoja, jos se lyö laimin tietosuoja-asetusta.
Tietosuoja taloyhtiöpalveluissa GDPR. Laiminlyönniksi lasketaan esimerkiksi se, ettei taloyhtiö tiedota asukkaille henkilötietojen käsittelystä tietosuojaselosteella. Sakkosumaa ei kuitenkaan ole luvassa. Näiden rekistereiden osalta on taloyhtiö rekisterinpitäjä.
Taloyhtiön isännöitsijä on tyypillisesti kuitenkin se, joka taloyhtiön puolesta käsittelee henkilötiedot, koska käytännössä isännöitsijäyritys useasti isännöintisopimuksen perusteella, taloyhtiön puolesta, ylläpitää henkilörekisterit. Turvallinen tapa tiedostojen lähettämiseen, kun sähköpostia ei voi käyttää. EU:n yleinen tietosuoja-asetus ( GDPR ), joka koskee myös taloyhtiöitä.
Se on myös herättänyt paljon kysymyksiä taloyhtiön hallituksien ja osakkaiden keskuudessa. Vastuullisena tahona asetuksen noudattamisesta ja samalla rekisteripitäjänä toimii taloyhtiön hallitus mutta käytännön töistä huolehtii hallituksen valitsema isännöintiyritys. GDPR är en förkortning av General Data Protection Regulation (allmän dataskyddsförordning).
EU:n tietosuoja-asetus GDPR tuo haasteita myös taloyhtiöille, jotka ovat oikeudellisen määritelmän mukaan henkilörekisterinpitäjiä. Dataskyddsförordningen reglerar behandlingen av personuppgifter och tillämpas i alla EU-länder från och med 25. GDPR förbättrar skyddet för dina personuppgifter och ger dig fler metoder för att styra behandlingen av dina uppgifter. Se johtuu Euroopan unionin tietosuoja-asetuksesta ( GDPR ), jota aletaan soveltaa Suomessa toukokuun 25.
Tarvetta tietosuojan tiukentamiselle on, koska moni (siirryt toiseen palveluun) on huolissaan siitä, mihin yritykset käyttävät heistä kerättyjä henkilötietoja. Asetuksen mukaan taloyhtiö on omien rekistereidensä osalta rekisterin ylläpitäjä. Taloyhtiön hallitus on vastuussa siitä, että henkilötietojen käsittely on järjestetty asetuksen mukaisesti.
Jos taloyhtiön henkilörekisterejä käsittelee jokin muu taho, on se asetuksen mukaan rekisterien käsittelijä. Käyttäjätunnuksesi on Kiinteistöliiton jäsenrekisteriin tallennettu sähköpostiosoitteesi. Huomaathan, että Taloyhtio.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti
Huomaa: vain tämän blogin jäsen voi lisätä kommentin.